Zoom sur des données particulières
Certaines données personnelles comme la photo vont permettre à l'étudiant d'être identifié au sein de l'université, d'autres peuvent être demandées et sont utilisées en dernier recours, lorsque les moyens de contact institutionnel n'ont donné lieu à aucune réponse de la part de l'étudiant. C'est le cas notamment s'agissant :
- Du numéro de téléphone portable :
Le numéro de téléphone portable est renseigné directement sur le compte Paris 1 de l'étudiant, il ne pourra pas le modifier. Il peut être utile dans le cadre de relances administratives ou bien dans des cas de situation urgente.
Il est également utilisé afin de recevoir un lien de réinitialisation dans le cas où un étudiant aurait perdu le mot de passe de son compte Paris 1.
- L'adresse mail personnelle :
Dans certains cas, il peut s'avérer que l'université collecte votre adresse mail personnelle, elle figure sur un certain nombre d'écran et notamment sur le compte Paris 1 de l'étudiant, il ne pourra pas la modifier seul.
Le personnel administratif des services de scolarité peut l'utiliser notamment lorsque le contact par l'adresse mail institutionnelle n'a donné lieu à aucun réponse.
De plus, pour des raisons de praticité, elle peut être utilisée en cas de situations particulières comme la participation à des compétitions sportives. En revanche, elle est utilisée en dernier recours et l'université mène des efforts afin de limiter l'utilisation de celle-ci.
Elle est également utilisée afin de recevoir un lien de réinitialisation dans le cas où un étudiant aurait perdu le mot de passe de son compte Paris 1.
- L'adresse postale :
L'adresse postale est demandée lors de l'inscription administrative et utilisée lorsque l'université doit procéder à des envois par voie postale. C'est le cas notamment pour l'envoi de la carte étudiante, du sticker correspondant à l'année en cours à placer sur la carte ou encore pour l'envoi de lettres de relance en cas de non restitution d'un document ou de non paiement* par exemple.
Elle figure dans le compte Paris 1 de l'étudiant, contrairement au numéro de téléphone et à l'adresse mail personnelle, l'adresse postale peut être modifiée directement par l'étudiant dans "Mon dossier web".
*Il s'agit ici du dernier moyen de contact utilisé, lorsque l'étudiant n'a pas répondu par email institutionnel, personnel ou par téléphone.
- Le numéro de sécurité sociale :
Jusqu'en 2017, lorsque le régime étudiant de sécurité sociale existait encore, le numéro de sécurité sociale était demandé. A présent, il n'est plus demandé mais peut être utilisé dans de rare cas notamment lorsque l'université doit procéder à un paiement* auprès de l'étudiant ( bourses de mobilité, remboursement des frais de scolarité...).
*Le relevé d'identité bancaire est également demandé afin de procéder à un paiement.
- La photocopie de carte d'identité / passeport :
- La photo :
L'étudiant va déposer sa photo lui-même sur son environnement numérique de travail ( ENT ), il pourra également la modifier, il peut décider de son niveau de diffusion, restreindre l'accès à une certaine catégorie de personnes :
- Pour une utilisation à des fins administratives et pédagogiques
- Aux étudiants de l'université
- A tout public
Cette option est accessible dans cette rubrique :
Dans certaines situations particulières, une minorité d'agents s'occupant de la sécurité au sein de l'université peuvent avoir accès à la photo d'un étudiant. En effet, c'est le cas notamment en cas de trouble causé par un étudiant, cela pourra permettra aux agents de l'identifier au moyen de sa photo. Cependant, cet accès est limité à une catégorie de personnes habilitées extrêmement restreintes, il s'agit de cas très rares.
Il est demandé aux scolarités de ne pas faire de "trombinoscopes sauvages" et de limiter l'utilisation de la photo au strict nécessaire.